Pourquoi demander l'intégration au système de gestion du transport (TMS) ?

Les entreprises qui doivent transporter fréquemment un grand volume de chargements peuvent intégrer leur TMS au système interne de leur prestataire de transport afin de simplifier le processus de demande et gestion du transport. Les intégrations TMS présentent de multiples avantages et contribuent à améliorer l'expérience de transport. Chez Ontruck, nous nous occupons de tout !

Nous proposons à nos clients deux options pour gérer leurs devis, bons de commande, expéditions, factures et documentation :

1. Le site web pour expéditeurs d’Ontruck, grâce auquel nos clients peuvent demander des devis, passer des commandes, programmer les collectes et les livraisons de marchandises et trouver leurs lettres de voiture et factures numériques. C'est l'option qui convient le mieux à la plupart des clients.
2. L’intégration du TMS du client à notre système interne pour gérer plus facilement un volume élevé d'expéditions et de fret. Cela signifie que les clients qui ont souvent un volume important de chargements et qui préfèrent ne pas avoir à les gérer dans deux systèmes (le leur et celui du prestataire de transport) peuvent tout faire sur leur système de gestion des transports grâce à l’intégration TMS.

Qu'est-ce que le système de gestion de transport (TMS) ?

Un système de gestion de transport ou TMS (transport management system) est un logiciel pour gérer les opérations de transport et de logistique. En interconnectant toutes les parties de l'écosystème logistique, les TMS simplifient les différentes étapes de la chaîne d'approvisionnement et les unifient en un seul outil.

En termes simples, une intégration est l’interconnexion du logiciel utilisé par le transporteur avec celui de l'expéditeur afin de simplifier la gestion des expéditions et des documents (factures, lettres de voiture).

Pour les entreprises ayant un volume de chargements petit à moyen, notre site web est la meilleure solution pour la gestion de leurs commandes, mais qu'en est-il des expéditeurs qui ont fréquemment un grand volume de chargements fréquemment ? Dans ces cas, l'intégration de leur TMS à celui d'Ontruck sert à simplifier et rendre plus rapide l'ensemble du processus. En outre, ces entreprises ont souvent déjà un TMS qui leur permet d’avoir une meilleure visibilité sur le transport et une plus grande efficacité opérationnelle.

Quels sont les avantages des intégrations de TMS ?

Les intégrations au TMS du client présentent de multiples avantages, tels que :

• Une meilleure qualité de service. Grâce à l'intégration du TMS, il est possible d'éviter les éventuelles erreurs lors de la gestion manuelle des commandes. En outre, certaines expéditions peuvent être automatisées pour les programmer toujours dans les mêmes horaires ou remplir des conditions spécifiques.
• L’optimisation des coûts. Éviter la gestion manuelle permet de gagner du temps et un processus comportant moins d'erreurs permet de réduire les coûts de transport.
• Une plus grande visibilité et un meilleur contrôle sur le budget du transport. Un logiciel de gestion de transport fournit une meilleure visibilité sur l'ensemble du processus : prévisions de charge, commandes, facturation, etc.
• Une vision globale sur toutes les étapes du transport, de la collecte à la livraison afin d’éviter et d’anticiper d’éventuels incidents.
• Des rapports sur les expéditions : avec l'intégration du TMS, les entreprises pourront accéder aux données et aux rapports liés à leurs expéditions sur leur propre système, par exemple le taux de ponctualité, le nombre d'incidents, la traçabilité, etc.
• Une gestion des documents encore plus facile.

Le processus d'intégration du TMS avec Ontruck

Chez Ontruck, nous proposons à nos clients la possibilité d'intégrer leur TMS à notre système interne de gestion du transport. Les clients ayant un volume considérable d’expéditions peuvent demander à notre équipe de conseillers une intégration TMS afin de nous confier le transport routier de leurs marchandises tout en simplifiant la gestion des expéditions. L'intégration du TMS peut être également convenue dans les appels d'offres de transport.

Nos clients ont la possibilité d'intégrer leur TMS tant qu’il s’agit d’un logiciel ouvert ou non propriétaire, tel que Transporeon ou BluJay. L’interconnexion de systèmes peut se faire de plusieurs manières :

• Intégration via EDI (Electronic Data Interchange) : l'équipe technique d'Ontruck et l'équipe du client échangent de fichiers FTP (File Transport Protocol). Ce système permet de lire et d'écrire des fichiers de texte complets dans un logiciel à un emplacement différent.
• Intégration via API : c’est un échange d'informations structurées en messages.

Chez Ontruck, le processus d'intégration du TMS est divisé en plusieurs étapes :

1. Notre équipe commerciale repère l’intérêt de créer une intégration TMS pour le client.
2. L'équipe Tech effectue une analyse approfondie du projet d'intégration, afin d’évaluer le TMS utilisé par le client, le coût de l'intégration pour Ontruck (coûts tels que l'installation et l’entretien de l’interconnexion, les heures de travail de notre équipe technologique, etc).
3. Le client est informé et s’il est d’accord, il procède à la signature d’une convention d'intégration informelle.
4. L'équipe technologique se met au travail pour créer l'intégration, en personnalisant les paramètres et les fonctionnalités en fonction de ce qui a été convenu avec chaque client. Une fois que l'intégration du TMS est faite, il faut :
5. Élaborer une cartographie initiale du flux de charge du client, en tenant compte des prévisions pour le premier mois.
6. Automatiser la première cartographie pour avoir les prévisions des mois suivants.
7. Après six mois, une évaluation complète est effectuée pour vérifier s’il est nécessaire de modifier ou rectifier certains paramètres.

Notre service d'intégration est très complet, car nous proposons l'assistance technique, l’entretien et le suivi mensuel, et aussi une révision périodique tous les six mois pour réajuster les paramètres nécessaires. Ainsi, nous sommes sûrs que l'intégration fonctionne toujours correctement !

Nos clients bénéficient des avantages de l'intégration du TMS et peuvent optimiser la gestion de leur processus logistique grâce à des fonctionnalités telles que l’automatisation des commandes récurrentes, la planification des itinéraires et la gestion des documents.

Nous personnalisons les intégrations pour répondre aux besoins spécifiques de chaque client. Pour chaque cas, notre équipe technologique sélectionnera et mettra en place les options demandées par le client. Parmi ces options, nous proposons : la création de nouvelles commandes, la gestion des rendez-vous pour les livraisons sur les grandes plateformes logistiques, les mises à jour de l’état et le suivi des marchandises, le GPS en temps réel, les rapports d'incidents, les lettres de voiture, etc.

Si vous utilisez déjà un logiciel TMS et que vous souhaitez l'intégrer à notre système de gestion des commandes, n'hésitez pas à contacter notre équipe commerciale. Si vous n'êtes pas encore client d'Ontruck, veuillez remplir le formulaire sur notre site et nous trouverons la meilleure solution pour répondre à vos besoins de transport de marchandises.