Flota de servicio: la IA revoluciona la gestión de flotas

Vivimos en la era de la inteligencia artificial, donde un algoritmo puede predecir nuestras próximas compras, pero miles de empresas europeas siguen coordinando a sus técnicos con llamadas telefónicas y hojas de cálculo. Esta contradicción no sólo es absurda: devora millones a las organizaciones. Mientras la tecnología avanza a velocidad de vértigo, la gestión de flotas permanece anclada en métodos del siglo pasado.

El impacto es demoledor. Sobre todo si tenemos en cuenta que el 78% de las empresas europeas dependen de flotas de servicio para operar. Técnicos de alarmas, especialistas en telecomunicaciones o equipos de mantenimiento precisan de ellas y de una buena gestión para llegar al lugar correcto en el momento oportuno.

Para transformar la realidad de las empresas que aún se resisten al cambio tecnológico y respaldados por fondos europeos de la Comunidad de Madrid, desde Ontruck AI Tech, líderes en tecnología de Inteligencia Artificial para el transporte, hemos adaptado nuestro expertise en logística a la gestión de flotas de servicio. 

¿Quieres saber cómo la digitalización y la IA pueden reducir los costes de tu flota de servicio y mejorar la satisfacción de tus clientes? En este artículo descubrirás las claves para conseguirlo.

Tipos de flota de servicio: adaptando la gestión a cada modelo

No todas las flotas de servicio se enfrentan a los mismos retos ni funcionan bajo las mismas dinámicas. Cada modelo responde a necesidades específicas de coordinación que determinan cómo las empresas organizan sus equipos técnicos. Por ello, existen los siguientes tipos de flota de servicio:

• Flotas con rutas planificadas. Estas operan con estructura predecible donde se conoce qué técnicos se necesitan, dónde y cuándo. Cada intervención sigue patrones repetitivos y las rutas, los especialistas y los horarios se planifican con antelación.
• Flotas con demanda aleatoria. La incertidumbre caracteriza este modelo donde los profesionales atienden solicitudes que pueden llegar de forma imprevista. Servicios de alarma, emergencias o reparaciones urgentes son algunos de trabajos que atienden unas flotas de servicio donde no hay patrones definidos de demanda.
• Flotas con asignación permanente. En este tipo, cada trabajador se asigna a una zona geográfica o cliente concreto. La especialización y estabilidad definen esta tipología en la que los profesionales desarrollan un conocimiento profundo de su materia. 

Desafíos en la gestión de flotas

No obstante e independientemente del tipo de flota de servicio, todas estas modalidades tienen retos comunes que amenazan el rendimiento y la competitividad de las organizaciones. En concreto, los principales problemas a superar en la gestión de una flota de servicio son: 

• Ineficiencias operativas. La coordinación tradicional con tecnologías anticuadas genera retrasos, duplicación de esfuerzos y asignaciones incorrectas. Los picos de demanda colapsan estos sistemas anticuados mientras los técnicos pierden tiempo en sus desplazamientos.
• Costes disparados. El transporte diario puede suponer hasta el 80% de los costes variables y el 30% de los costes directos de las flotas de servicio. Combustible, mantenimiento, seguros o la depreciación de los vehículos consumen márgenes empresariales de forma implacable.
• Desafíos ambientales. La reducción de las emisiones ligadas al transporte son ya exigencias legales y sociales. La puesta en marcha de Zonas de Bajas Emisiones (ZBE) en grandes ciudades restringen el acceso urbano a vehículos mientras que surgen nuevas normativas ambientales más exigentes. 
• Escasez de profesionales: La falta de técnicos cualificados se agrava con el envejecimiento del sector, el alargamiento de las jornadas de trabajo y una alta rotación laboral. Los profesionales experimentados son recursos escasos que las empresas deben cuidar y retener.

La Inteligencia Artificial como solución definitiva

Para abordar y superar estos desafíos, las flotas de servicio requieren implementar un ecosistema tecnológico que vaya más allá de una digitalización básica. Los sistemas de gestión de flotas con Inteligencia Artificial, la apuesta por la movilidad eléctrica o la analítica de datos en tiempo real son hoy recursos esenciales para optimizar la gestión de flotas. 

Si bien es cierto que la adopción de estas tecnologías empieza a ser una realidad en España (el 51% de las flotas ya cuentan con vehículos eléctricos), las empresas aún tienen un amplio margen para desarrollar una infraestructura integral que combine diferentes tecnologías para con la que actualizar y potenciar la gestión de sus flotas.

Este modelo basado en la tecnología, que para muchas es el del futuro, es posible gracias a la adaptación que hemos realizado de nuestra tecnología para logística para que sea aplicada específicamente en flotas de servicio. Entre las capacidades tecnológicas más destacadas de tiene esta nueva forma de gestionar flotas de servicio podemos destacar:

• Sistemas de gestión unificados. Nuestra plataforma conecta técnicos, vehículos y clientes en un espacio centralizado mediante la integración de ERP, TMS y aplicaciones móviles. De este modo, los gestores tienen una visibilidad completa de su flota de servicio mientras los técnicos acceden a información actualizada desde cualquier ubicación.
• Analítica predictiva. La Inteligencia Artificial detecta patrones ocultos en millones de datos para anticipar necesidades e identificar tendencias de demanda, predecir averías y optimizar la asignación de técnicos. 
• Optimización de rutas. Del mismo modo, los algoritmos procesan datos en tiempo real como la ubicación de los técnicos y los servicios prioritarios para ayudar a mejorar los tiempos de respuesta y reducir los kilómetros recorridos por estos equipos móviles.

Beneficios de la digitalización de la gestión de flotas 

El éxito de una buena implantación tecnológica para la gestión de una flota de servicio radica en la integración. Soluciones de IA conectadas con sistemas ERP, TMS y aplicaciones móviles crean un ecosistema que optimiza la inversión tecnológica y, sin generar problemas en el día a día de los trabajadores, genera beneficios inmediatos: 

• Reducción de costes y optimización de recursos. La digitalización ataca el mayor lastre económico de cualquier flota de servicio: los costes variables que pueden llegar a representar hasta el 80% del gasto. Mediante la optimización de rutas y asignación automática de recursos, las empresas reducen en combustible, desgaste de vehículos y horas improductivas de técnicos.
• Mejora en tiempos de respuesta y satisfacción del cliente. Procesos que antes requerían más de 30 minutos se reducen a segundos gracias a la Inteligencia Artificial y a la asignación automática de servicios. Esta agilidad se traduce en atención más rápida y clientes más satisfechos. 
• Productividad de técnicos y reducción de tiempos muertos. Esta coordinación inteligente y automatizada también reduce los tiempos improductivos entre intervenciones, lo que favorece que los técnicos dediquen más tiempo a cada intervención y menos a desplazamientos innecesarios.
• Sostenibilidad y cumplimiento normativo. La planificación de rutas e intervenciones con Inteligencia Artificial reduce los kilómetros recorridos y, por tanto, rebaja las emisiones contaminantes, contribuyendo a mejorar la huella de carbono de las organizaciones y cumplir con la normativa vigente. 

El futuro de la gestión de tu flota de servicio ya está aquí

Con un mercado europeo de gestión de flotas que alcanzará los 12.620 millones de dólares para 2029 y un crecimiento del 11,90% anual, las empresas que están posponiendo la digitalización de sus flotas sufren una desventaja frente a quienes sí han apostado por ella. 

Cada día que pasa sin aprovechar la IA supone una oportunidad perdida para reducir costes, mejorar servicios y aumentar la satisfacción de los clientes. En Ontruck AI Tech hemos demostrado con la adaptación de nuestra tecnología logística a las flotas de servicios (gracias a los fondos europeos de la Comunidad de Madrid), que esta modernización tecnológica es accesible y viable para empresas de todos los tamaños. 

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Bibliografía:

• • Gestión de flotas en Europa Tamaño del Mercado | Mordor Intelligence. (s. f.). https://www.mordorintelligence.com/es/industry-reports/europe-fleet-management-market